Debiteuren zijn klanten waaraan u een product heeft verkocht of een dienst aan heeft verleend, maar hier nog niet voor hebben betaald. Dit kunnen personen of bedrijven zijn. Debiteuren vindt u op de balans terug aan de activa kant. U bezit dit geld weliswaar nog niet, aangezien u het nog niet heeft ontvangen, maar u gaat ervan uit dat dit in de toekomst bij uw bezittingen behoord. Wanneer de debiteur niet kan of wil betalen verandert deze in een dubieuze debiteur. De dubieuze debiteur vormt een verliespost voor uw bedrijf en vindt u dus terug aan de passiva kant. Jammer genoeg komt de post dubieuze debiteur regelmatig voor op de balans van vele bedrijven.
Er zijn enkele stappen die u kunt volgen om een effectieve debiteurenadministratie te voeren. Dit begint met een eerste betalingsherinnering sturen naar de klant. Hierop volgend verstuurt u een tweede betalingsherinnering. Wanneer de betaling dan nog steeds niet plaatsvindt, is het noodzakelijk dat u telefonisch contact opneemt met de klant. Gebeurd er dan nog steeds niets? Dan kunt u een definitieve aanmaning sturen en dit uit handen geven aan een incassobureau. Door deze stappen te volgen is de kans groter dat u uw geld ontvangt en verkleint u het debiteurenrisico. Ook is het belangrijk om voorafgaand aan de samenwerking met een klant, de kredietwaardigheid van deze klant na te kijken. Zo wordt het debiteurenrisico nog kleiner.
Het bijhouden van een overzicht van uw debiteuren is niet alleen verplicht, maar ook zeer belangrijk voor een goede bedrijfsvoering. De debiteurenadministratie is onderdeel van de financiële administratie. Door uw debiteurenadministratie goed bij te houden voorkomt u dat u er mogelijk maanden later achterkomt dat enkele debiteuren niet hebben betaald of misschien zelfs niet meer bestaan. Ook voorkomt u op deze manier dat er discussies ontstaan over de juistheid van de factuur. Door het goed bijhouden van uw debiteurenadministratie kunt u zien wie er nog moet betalen en wanneer je actie moet ondernemen. Vanuit hier kunt u betalingsherinneringen sturen of telefonisch contact opnemen. Zo zorgt u er voor dat u tijdig uw geld binnenkrijgt. Om uw debiteurenadministratie gemakkelijker bij te houden kunt u het beste kiezen voor een goed (online) boekhoudprogramma, zodat u precies kunt zien welke facturen nog open staan, zijn verlopen en zijn betaald.